Fazer um controle inteligente das viagens ajuda sua empresa a se manter dentro do orçamento e a evitar dores de cabeça
Há diversas questões a se cuidar antes e depois de uma viagem corporativa – tanto para os viajantes quanto para os responsáveis pelo gerenciamento desse tipo de deslocamento. Mas também é preciso ficar atento a situações importantes durante as viagens.
Para garantir que sua empresa esteja aproveitando ao máximo o turismo corporativo, é preciso considerar algumas boas práticas enquanto ele está acontecendo.
Tarefas importantes durante as viagens corporativas
Controlar estas questões durante as viagens corporativas é a chave para um gerenciamento que garanta um bom retorno sobre o investimento, o famoso ROI:
1. Responsabilidade de cuidado da empresa
Quando seus funcionários deixam o escritório para viajar a trabalho, sua empresa tem a responsabilidade de cuidar deles, não importa onde estejam no mundo. Se eles se machucarem ou ficarem doentes, se acontecer algum evento climático (como um furacão ou tempestade), se o destino por alguma razão se tornar perigoso – é a empresa que precisa garantir que o viajante volte para casa seguro o mais rápido possível.
2. Gerenciamento de risco
O conjunto de estratégias que sua empresa usa em casos de emergência nas viagens corporativas é conhecido como gerenciamento de riscos. Isso começa em ter soluções para manter o contato com seus funcionários enquanto eles estão no estão no destino ou a caminho dele. Também vale a pena ter um sistema para acompanhar a previsão do tempo e outras dinâmicas. Por fim, gerenciar os riscos também envolve um plano para trazer os colaboradores de volta para casa quando necessário.
Parecem muitos detalhes – e realmente são. Por isso, contratar uma agência especializada em viagens corporativas é uma ótima opção, já que todas essas questões ficam cobertas e você tem a tranquilidade de saber que terá todo suporte necessário quando necessário.
Parecem muitos detalhes – e, realmente, são. Por isso, contratar uma agência especializada em viagens corporativas é uma ótima opção, já que todas essas questões ficam cobertas e você tem a tranquilidade de saber que terá todo suporte necessário quando necessário.
3. Suporte 24/7
Seus funcionários precisam ter a possibilidade de contato sempre que precisarem, não importa o dia e a hora – principalmente, porque em viagens internacionais há diferença de fuso-horário.
Esse contato é importante não só para lidar com imprevistos durante a viagem, mas para tratar de qualquer tipo de necessidade ou dúvida que possa surgir.
Um suporte 24/7 também costuma fazer parte do pacote de gerenciamento de uma agência de turismo corporativo, que tem especialistas prontos para atender e resolver qualquer tipo de situação a qualquer momento.
4. Imprevistos
Imprevistos acontecem, principalmente em viagens – e eles podem minar o propósito e os objetivos de um deslocamento corporativo, além de criarem inconvenientes. O tempo pode atrasar voos. A falta de pilotos ou comissários de bordo pode gerar cancelamentos. Hotéis e agências de aluguel de veículos podem lotar.
Quando essas coisas, inevitavelmente, acontecem, é preciso encontrar soluções rápidas que mantenham o objetivo da viagem.
5. Gastos
Um gerenciamento de viagens eficaz depende de dados para análise. Sem eles, é difícil – para não dizer impossível – tomar decisões estratégicas sobre o programa de deslocamento. Para ter o máximo de clareza possível, juntar esses dados durante as viagens é essencial, especialmente quando se trata dos gastos.
Através de soluções tecnológicas é possível registrar notas fiscais e recibos automaticamente, além de registrar gastos em cartão de crédito e outras formas de pagamento. Nessas plataformas, toda a informação fica gravada e está pronta para ser analisada.
Assim, você não depende de planilhas e recibos de papel que podem acabar se perdendo.
6. Cartões de crédito virtuais
Uma ferramenta que também pode ser de grande ajuda em viagens corporativas são os cartões de crédito virtuais. Antes, os funcionários usavam seus cartões pessoais e levavam os recibos dos gastos para receberem um reembolso ou usavam um cartão físico da empresa.
Com os bancos digitais, esse processo ficou muito mais simples e seguro. É possível gerar métodos de pagamento com a data de validade desejada, ou seja, que servirão somente para aquela viagem. Isso tudo criado e gerenciado através de um aplicativo.
Garanta viagens corporativas mais eficientes
Fazer um bom gerenciamento de viagens da sua empresa é um trabalho essencial para evitar gastos excessivos e garantir um bom retorno sobre seus investimentos. Para ter uma experiência ainda melhor, contar com uma agência especializada faz toda a diferença e é sinônimo de economia e facilidade.
