Questões que devem ser consideradas durante as viagens e garantem um melhor retorno de investimento para a empresa
Há muitas tarefas para cuidar antes e depois das viagens de negócios, tanto para os viajantes quanto para os administradores que permanecem in loco. Mas também há uma série de coisas importantes que devem ser consideradas e tratadas com seriedade durante as próprias viagens.
Como garantir que sua empresa está tendo o melhor retorno do investimento em viagens
Para garantir que você está obtendo o máximo do seu programa de viagens, há algumas melhores práticas que devem ser adotadas, especialmente no período em que o deslocamento está acontecendo. Elas ajudam a criar uma boa experiência para a empresa e para os funcionários que estão em viagem, trazendo resultados ainda mais interessantes.
Conheça seis dessas práticas:
1. Responsabilidade de cuidado
Quando seus funcionários saem do escritório para viajar a trabalho, sua empresa tem uma responsabilidade de cuidado para com eles – não importa onde estejam.
Se eles ficarem doentes ou se machucarem, se um furacão ou outro evento climático ocorrer, ou se a agitação civil tornar um destino de viagem perigoso, você precisa estar preparado para oferecer tudo que sua equipe precisa e levá-la de volta para casa o mais rápido e seguro possível.
Durante as viagens de negócios, é necessário permanecer vigilante e comprometido em cumprir essa responsabilidade de cuidado o tempo todo. Como fazer isso? Através do gerenciamento de riscos.
2. Gerenciamento de riscos
O conjunto de estratégias que sua organização usa para cumprir sua responsabilidade de cuidado é conhecido como gerenciamento de riscos. Isso só é possível mantendo um meio de comunicação com os viajantes quando estiverem longe do escritório. Também é válido ter um sistema para alertar a empresa quando situações de risco ou ameaça surjam.
Tudo isso parece exigir muito trabalho, e, de fato, exige. É por isso que as empresas geralmente contam com agências especializadas para fornecer esse tipo de serviço. Elas já têm os sistemas e ferramentas necessários para monitorar seus funcionários durante as viagens e para ajudá-los a voltar para casa o mais rápido possível, se necessário.
3. Suporte 24 horas por dia, sete dias por semana
Quando em viagem, seus funcionários devem ter a possibilidade de obter suporte quando precisarem, não importa a hora ou o dia da semana.
Essas necessidades nem sempre surgem de interrupções na viagem, mas quando os viajantes precisam adicionar outro destino ao roteiro devido a uma nova oportunidade. Ou quando precisam reduzir ou aumentar os prazos de deslocamento.
Ao oferecer suporte 24 horas por dia, sete dias por semana, você está sempre pronto para entender qual é a situação e ajudar sua equipe de trabalho a tomar as melhores decisões.
4. Lidar com interrupções
Viagens podem ser interrompidas por diversas razões, o que pode prejudicar o propósito e os objetivos dos negócios, além de criar inconvenientes para os viajantes. Condições climáticas podem atrasar voos. A falta de pilotos e tripulações pode levar a cancelamentos. Hotéis e empresas de aluguel de carros podem ficar superlotados.
Quando essas coisas acontecem, você precisa de soluções rápidas que ajudem a apoiar o propósito e os objetivos da viagem. Novamente, a maioria das agências de turismo corporativo fornece serviços para lidar com esse tipo de situação. Enquanto outros passageiros estão correndo para os balcões de atendimento para fazer arranjos alternativos, os profissionais especializados já estão trabalhando nos bastidores para remarcar as viagens da sua empresa com o mínimo de frustração.
5. Rastreamento de gastos
A gestão eficaz de viagens depende de dados para análise. Sem essas informações, não é possível tomar decisões estratégicas.
Durante uma viagem é o melhor momento para capturar dados relacionados a despesas. As tecnologias podem automatizar o fluxo de recibos enviados e dados de gastos, assim como transações com cartões de crédito diretamente para uma plataforma onde essas informações são capturadas e ficam prontas para análise.
Avançamos muito desde os dias de recibos de papel e planilhas impressas para envio de despesas. Tudo está automatizado na era moderna. As plataformas são acessíveis por meio de laptops, tablets e dispositivos móveis e os dados ficam na nuvem, onde estão seguros e têm fácil acesso a qualquer momento.
6. Cartões de crédito virtuais
Os cartões de crédito virtuais estão se tornando cada vez mais populares na indústria de turismo corporativo. Antes, os viajantes usavam um cartão de crédito pessoal e depois solicitavam o reembolso dos gastos, ou usavam um cartão emitido pela empresa para todas as transações relacionadas à viagem.
Os cartões virtuais permitem que os usuários configurem números únicos, datas de validade e limites de gastos para transações individuais. Eles podem ser solicitados e acessados a partir de aplicativos e carteiras móveis, tornando tudo mais eficiente e simplificado.
Os benefícios são que os cartões corporativos desfrutam de um nível mais alto de segurança e que todos os dados de gastos relacionados ao seu uso são enviados diretamente para sua plataforma para análise. Também é mais fácil para os viajantes, que não precisam solicitar reembolsos ou lidar com meios de pagamento tradicionais.
Apoie seus objetivos de viagem de negócios durante as viagens
Gerenciar viagens corporativas fica mais fácil com a ajuda de uma agência especializada. Entre os serviços oferecidos, estão soluções de cuidado e gerenciamento de riscos, rastreamento de gastos e configuração de cartões virtuais, entre muitos outros.
Garantir um bom retorno dos deslocamentos realizados pela sua empresa envolve fazer os investimentos certos – contar com um parceiro para gerenciar o turismo corporativo é um deles.
