Descubra como aproveitar ao máximo essa estratégia e evitar dores de cabeça
As viagens corporativas são fundamentais para o crescimento de muitas empresas, seja para fechar novos negócios, fortalecer relacionamentos com clientes ou capacitar equipes. No entanto, muitos erros podem comprometer o orçamento e a eficiência dessas viagens, impactando negativamente os resultados esperados.
Neste artigo, vamos abordar os principais equívocos cometidos pelas empresas ao gerenciar viagens corporativas e como evitá-los.
6 erros em viagens corporativas e como evitá-los
Descubra como aproveitar o melhor das viagens corporativas e garantir resultados excelentes para sua empresa:
1. Falta de planejamento estruturado
Um dos erros mais comuns é a falta de um planejamento detalhado para cada viagem corporativa. Muitas empresas acabam organizando tudo de última hora, o que resulta em passagens aéreas mais caras, hospedagens inadequadas e até mesmo agendas mal elaboradas. A solução para esse problema é criar uma política de viagens bem definida, estabelecendo critérios para reservas, aprovação de despesas e preferências de fornecedores.
2. Tentar organizar viagens sem o auxílio de uma agência especializada
Muitas empresas acreditam que podem economizar ao organizar as viagens corporativas internamente, sem o suporte de uma agência especializada. No entanto, essa decisão pode sair mais cara e causar diversos problemas, como reservas equivocadas, dificuldades na remarcação de voos e hospedagens inadequadas.
Agências de turismo corporativo possuem expertise na negociação de tarifas, oferecem suporte 24h para imprevistos e ajudam a otimizar custos sem comprometer o conforto dos viajantes. Contar com esse tipo de serviço profissional garante mais segurança e eficiência no gerenciamento das viagens.
3. Falta de controle sobre os custos
A ausência de um controle rigoroso sobre os custos das viagens pode gerar desperdícios e gastos excessivos. Muitas empresas não estabelecem limites de despesas, permitindo que funcionários escolham acomodações e passagens sem um critério definido.
Para evitar esse erro, é essencial adotar uma política de reembolsos clara, utilizar ferramentas de gestão financeira para monitorar os gastos em tempo real e incentivar o uso de programas de fidelidade para reduzir custos com hospedagem e transporte.
Aqui, mais uma vez, contar com o auxílio de uma agência especializada é essencial, já que essa parceria permite ter acesso aos custos de maneira clara, detalhada e organizada.
4. Não priorizar o conforto e bem-estar dos colaboradores
Uma viagem corporativa mal planejada pode ser extremamente desgastante para os colaboradores. Voos em horários inadequados, conexões excessivas e hotéis de baixa qualidade comprometem o desempenho dos profissionais e podem afetar a produtividade durante reuniões e eventos.
A solução para esse problema é equilibrar economia e conforto. Escolher horários estratégicos para os voos, garantir acomodações bem localizadas e oferecer um itinerário viável são medidas que melhoram a experiência do colaborador e impactam positivamente nos resultados da viagem.
5. Não ter um plano para situações de emergência
Imprevistos podem acontecer em qualquer viagem. Cancelamentos de voos, problemas com hospedagem ou até mesmo questões de saúde podem prejudicar o deslocamento de um colaborador. Empresas que não possuem um plano de contingência para lidar com esses contratempos correm o risco de atrasos, prejuízos financeiros e insatisfação dos funcionários.
Para minimizar esses impactos, é essencial contar com um canal de suporte 24h, ter um seguro viagem corporativo adequado e garantir que os colaboradores tenham acesso a contatos de emergência. Assim, na hora de buscar uma agência especializada, é essencial contar com um bom serviço de suporte.
6. Ignorar o feedback dos colaboradores
Muitas empresas falham ao não considerar a experiência dos colaboradores nas viagens corporativas. Ignorar feedbacks sobre os processos pode resultar na repetição dos mesmos erros e na insatisfação da equipe.
Criar um sistema de avaliação pós-viagem é uma excelente estratégia para identificar melhorias. Os funcionários podem relatar problemas enfrentados, sugerir ajustes na política de viagens e contribuir para otimizar futuras experiências.
Uma abordagem organizada e estratégica
Erros na gestão de viagens corporativas podem gerar altos custos e comprometer o sucesso da empresa em eventos e reuniões estratégicas. Investir em planejamento, contar com uma agência especializada, controlar os custos de forma eficaz e priorizar o bem-estar dos colaboradores são medidas essenciais para evitar esses equívocos. Com uma abordagem organizada e estratégica, as viagens corporativas se tornam mais eficientes, produtivas e econômicas.
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